IDENTIFICATION DE L'EMPLOI :

Titre du poste : Commis administrative

Supérieur immédiat : Gérant de service Québec

SOMMAIRE DU POSTE :

Sous la supervision du gérant de service au bureau de Québec, fournit un support administratif au directeur régional et au chargé de projets de la région du Sagenuay.

DESCRIPTION SPÉCIFIQUE DES TÂCHES :

FACTURATION

• Reçoit les documents de facturation pour chaque projet;
• Vérifie les heures et le matériel chargé;
• S'assure que les documents sont bien complétés;
• Compile les données à partir du logiciel Excel;
• Photocopie les factures et poste une copie au client;
• Effectue les crédits ou les ajustements au besoin.

ENTRÉE DE TEMPS

·         Reçoit les feuilles de temps des employés une fois vérifiée par le chargé de projet et le directeur régional;

·         Effectue la saisie des heures à partir de notre logiciel comptable;

·         S'assure que les heures sont compilées dans les bons projets.

SUIVI DES COMMANDES

·         Émets les bons de commande complétés après approbation;

·         Reçoit les bons de commande pour la facturation;

·         Effectue les recherches nécessaires lors de document manquant pour la facturation;

·         Envoie le tout aux comptes payables.

CLASSEMENT

·         Assure le classement des documents concernant la facturation dans les filières appropriées;

·         Répond aux demandes de renseignement concernant les documents classés à la comptabilité.

AUTRES

·         Répond au téléphone et assure la filtration des appels;

·         Effectue la vérification des projets à chaque fin de mois;

·         Offre un support au travail du chargé de projets et du directeur;

·         Effectue des lettres, des propositions et de la correspondance pour le chargé de projets et le directeur de la région;

·         Fait le suivi par employé au niveau des fournitures incluant les vêtements, les équipements de sécurité, les lunettes, l'outillage, etc.

·         Planifie et tient à jour les activités de formation obligatoire pour chacun des employés de la région du Saguenay avec la commission scolaire.

PROFIL DE QUALIFICATION :

FORMATION ACADÉMIQUE

• DEP comptabilité ou l'équivalent

CONNAISSANCES

·         Connaissance du logiciel Excel

·         Connaissance de certains logiciels comptables

HABILETÉS REQUISES

·         Débrouillardise

·         Professionnalisme

·         Assiduité

EXPÉRIENCES

·         Minimum de 5 années d'expérience

·         Expérience dans une compagnie de construction ou un domaine connexe à la construction

·         Expérience dans la facturation